Wiedza Edukacja Rozwój

Serwis Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach

Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia.

Dowiedz się, co musisz dołączyć do umowy, jak musisz zabezpieczyć wykonanie projektu oraz pobierz wzór umowy, który znajdziesz w zakładce: Zapoznaj się prawem i dokumentami.

Informacja o wybraniu projektu do dofinansowania

Po zakończeniu weryfikacji formalnej i merytorycznej instytucja udzielająca dotacji publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze potwierdzeniem uzyskania dotacji. Wpływ na to, ile i jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, może również mieć wysokość puli środków do rozdysponowania w danym konkursie. Może się zdarzyć tak, że nie wystarczy ich dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Wówczas Instytucja Zarządzająca (Instytucja Pośrednicząca/ Wdrażająca) podejmuje decyzję o wyborze do dofinansowania najwyżej sklasyfikowanych przedsięwzięć, bądź też o powiększeniu puli środków, jeśli jest to możliwe.

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki programu i projektu objętego wsparciem. Szczegółowy wykaz wymaganych od ciebie załączników znajduje się w dokumentacji konkursu, w którym ubiegasz się o dotację. Ich listę otrzymasz także wraz z informacją zawierającą zaproszenie do podpisania umowy o dofinansowanie.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Przykładowo, jeśli jesteś przedsiębiorcą powinieneś przedstawić:

1. umowy/porozumienia partnerskiego (przy projektach realizowanych w partnerstwie);
2. oświadczenia o posiadaniu wyodrębnionego rachunku bankowego do obsługi projektu;
3. dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie);
4. aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami);
5. inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu, albo wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie.

Formy zabezpieczenia

Przy podpisaniu umowy o dofinansowanie wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Potwierdzający je dokument stanowi jeden z obligatoryjnych załączników. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych. Zabezpieczenie składane jest w wybranej przez beneficjenta formie np. weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, jednak przy większych projektach w przypadku wnioskowania o zaliczkę w kwocie wyższej niż wskazana w rozporządzeniu beneficjent musi złożyć dodatkowe zabezpieczenie, np. cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy.

Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.

Główne postanowienia umowy

Przedmiotem umowy jest udzielenie przez IZ PO WER dofinansowania na realizację projektu ze środków publicznych w ramach programu oraz określenie praw i obowiązków stron umowy.

 W jej treści określone są:

• strony umowy;
• wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie;
• szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu;
• obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
• zasady dokonywania kontroli projektu przez uprawnione instytucje;
• zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
• wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
• zagadnienia związane z ochroną danych osobowych;
• zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
• wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego.

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie. Stanie się on załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.

Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Dotacja lub jej część może być odebrana, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie zatrudniłeś tyle osób, ile zadeklarowałeś). Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji poinformuj o tym niezwłocznie instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.