Interpretacja Urzędu Zamówień Publicznych – szacowanie wartości zamówień na usługi szkoleniowe
Zgodnie z art. 5 pkt 8 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i rady 2014/24/UE z 26 lutego 2014 w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE, w przypadku gdy proponowane świadczenie usług może prowadzić do udzielenia zamówień w formie odrębnych części, uwzględnia się całkowitą szacunkową wartość wszystkich takich części.
Podstawową przesłanką pozwalającą na przesądzenie, czy dane zamówienie na usługę szkoleniową (składającą się z poszczególnych szkoleń) powinno być traktowane jako jedna całość szacowana łącznie – będzie obiektywna możliwość zaplanowania takich szkoleń. Zamawiający powinien nabywać taką usługę szkoleniową co do zasady jako jedno zamówienie, jeśli ta usługa posiada podobne przeznaczenie oraz istnieje związek czasowy pomiędzy usługami wchodzącymi w skład planowanej usługi szkoleniowej. Taki związek zachodzi, gdy usługi szkoleniowe można określić wcześniej, tj. zaplanować ich zakres, a tym samym przewidzieć ich nabywanie w określonej perspektywie czasowej.
W sytuacji, gdy zamawiający udziela zamówienia na szkolenia, powinien pogrupować je według kryterium podobnego przeznaczenia i ująć w planie (tożsamość czasowa). Szkolenia obejmujące taką samą lub podobna tematykę, przeprowadzane dla określonej grupy odbiorców, jeżeli są zaplanowane bądź obiektywnie możliwe jest objęcie ich planem na dzień jego przygotowania, należy traktować jako jedno zamówienie, którego wartość powinna zostać oszacowana łącznie, zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy Pzp.
Zamawiający, przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w ramach jednego zamówienia, powinien uwzględnić wszelkie jednorodzajowe usługi, jeśli w danym momencie wie o konieczności ich zakupu. W przypadku, gdy zamawiający ustalił wielkość i wartość zamówień stosownie do swoich potrzeb i dokonał tego z zachowaniem należytej staranności, a w trakcie roku pojawiła się nieprzewidziana wcześniej potrzeba dokonania zakupu takich samych lub podobnych usług, mamy do czynienia z nowym, odrębnym zamówieniem, którego wartość powinna zostać oszacowana na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy Pzp. Jeśli zamawiający nie mógł obiektywnie przewidzieć i zaplanować potrzeby dokonania większych zakupów takich samych lub podobnych usług, nie można postawić mu zarzutu naruszenia art. 32 ust. 2 ustawy Pzp.
Zamówienia na szkolenia indywidualne, co do zasady, można uznać za zamówienia nieprzewidywalne dla zamawiającego, jeżeli zamawiający na etapie planowania danej usługi szkoleniowej nie jest w stanie obiektywnie przewidzieć, kto i kiedy zostanie skierowany na szkolenie indywidualne. Z uwagi również na okoliczność, że ich tematyka jest wybierana indywidualnie przez zainteresowanego bezrobotnego, trudno oczekiwać, aby zamawiający uwzględniał je przy planowaniu rocznego kalendarza szkoleń.
Niemniej jednak, nie można wykluczyć, że zamówienie obejmujące szkolenie indywidualne w pewnych okolicznościach winno być uwzględnione łącznie z planowanym zamówieniem na usługi szkoleniowe. Obowiązek taki wystąpi, jeśli zamawiający w momencie przygotowania postępowania obejmującego usługę szkoleniową będzie wiedział o konieczności realizacji szkolenia bądź szkoleń, na które zapotrzebowanie złożyli indywidualnie bezrobotni. W takim przypadku wartość szkoleń indywidualnych powinna zostać ustalona łącznie z wartością planowanej usługi szkoleniowej.
Natomiast w okolicznościach, gdy konieczność realizacji obiektywnie niemożliwych do przewidzenia – na etapie planu – szkoleń indywidualnych zaistnieje dopiero w momencie, gdy całe zapotrzebowanie zamawiającego na dane szkolenia zostało zaspokojone poprzez przeprowadzone postępowania, istnieją podstawy, aby usługi te potraktować jako zamówienia odrębne.
