Wiedza Edukacja Rozwój

Serwis Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach

Czym jest kontrola?

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu zostało udzielone wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem  wdrażania Programu Operacyjnego przez Instytucję Pośredniczącą. Kontrola jest przeprowadzana w trakcie trwania projektu, lub krótko po jego zakończeniu, poprzedzając ostatecznie rozliczenie. Kontrola projektów obejmuje weryfikację wydatków polegającą na sprawdzeniu dostarczenia produktów i usług współfinansowanych w ramach projektu, faktycznego poniesienia wydatków oraz ich zgodności z programem operacyjnym oraz zasadami unijnymi i krajowymi, stopnia osiągnięcia założonych we wniosku o dofinansowanie wskaźników oraz zakresu rzeczowego realizowanego projektu.

System kontroli projektów realizowany przez Instytucję Pośredniczącą obejmuje:

1. Weryfikacje wniosków o płatność beneficjenta
   Każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym. Ponadto sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte we wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi oraz czy zakres rzeczowy projektu jest realizowany zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz jego harmonogramem. Dodatkowo Instytucja Pośrednicząca dokona weryfikacji próby dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków ujętych we wniosku o płatność.
2. Kontrola planowa na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta
   Kontrola projektów w miejscu ich realizacji lub w siedzibie beneficjenta jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, że: współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, faktyczny stan realizacji projektu jest zgodny z umową o dofinansowanie i odpowiada informacjom ujętym we wnioskach o płatność, wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z wymaganiami programu operacyjnego oraz z zasadami unijnymi i krajowymi. Instytucja Pośrednicząca w oparciu o opracowaną metodykę doboru projektów do kontroli w każdym roku obrachunkowym przeprowadzi kontrolę wybranej przez siebie grupy projektów. Szczególną formą kontroli na miejscu bezpośredniej realizacji projektu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest realizowany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa, czy jest ono prowadzone we wskazanym miejscu oraz czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób).
3. Kontrola doraźna
   Przeprowadzana jest na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.
4. Kontrola krzyżowa
   Kontrola ta realizowana jest w sytuacji, gdy beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt w ramach jednego lub kilku programów operacyjnych, lub gdy realizował projekty w perspektywie finansowej 2007-2013. W trakcie tej kontroli sprawdzane jest, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki.
5. Kontrola na zakończenie projektu
   Jest obligatoryjnie przeprowadzana przed zatwierdzeniem wniosku o płatność końcową. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji (w tym dokumentacji w wersji elektronicznej), dotyczącej wydatków ujętych we wnioskach o płatność beneficjenta, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu. W trakcie tej kontroli możliwym jest sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu jego realizacji lub siedzibie beneficjenta.
6. Kontrola trwałości
   Jest prowadzona w okresie pięciu lat od daty dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta. Okres ten może być skrócony do trzech lat w zakresie utrzymania inwestycji lub miejsc pracy w projekcie beneficjenta, który jest mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą.
   Kontrola trwałości może być rozszerzona o kontrolę innych elementów podlegających weryfikacji po zakończeniu realizacji projektu, a w szczególności o:
   a) weryfikację występowania podwójnego finansowania, zwłaszcza w kontekście możliwości zmiany kwalifikowalności podatku od towarów i usług,
   b) weryfikację generowania dochodu w projekcie,
   c) sprawdzenie zachowania celu projektu, definiowanego poprzez osiągnięcie i utrzymanie wskaźników rezultatu,
   d) sprawdzenie poprawności przechowywania dokumentów,
   e) weryfikację zachowania zasad informacji i promocji projektu,
   f) weryfikację zachowania zasad udzielenia pomocy publicznej.

Ponadto kontrole mogą być przeprowadzane na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO), Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli.

Kontrole projektów przeprowadzane są na podstawie pisemnego upoważnienia.

Termin kontroli

1. Kontrola planowa. O terminie kontroli beneficjent jest zawiadamiany pisemnie z kilkudniowym wyprzedzeniem. Kontrole dotyczące projektów są ujęte w Rocznych Planach Kontroli na dany rok obrachunkowy.
   
2. Kontrola doraźna. O terminie kontroli beneficjent jest zawiadamiany na jeden dzień roboczy przed jego przeprowadzeniem.
   
3. Wizyta monitoringowa. Przeprowadzana jest bez wcześniejszego powiadamiana.

Zakres kontroli

Prawidłowa i efektywna realizacja projektu zgodnie z zawartą umową. Kontrola dokumentacji dotyczącej realizacji projektu, w tym m.in.: dokumentacji dotyczącej ścieżki audytu, zarządzania i personelu projektu, kwalifikowalności uczestników projektu, rozliczeń finansowych, postępu rzeczowego (stopnia wykonania rezultatów/produktów/zadań), zgodności realizacji projektu z przepisami i zasadami wspólnotowymi, realizacji obowiązków wynikających z: przepisów o ochronie danych osobowych, stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności przy zakupie dostaw i zlecaniu usług, działań promocyjno-informacyjnych, monitoringu i sprawozdawczości oraz sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z realizowanym projektem.

W trakcie kontroli weryfikowana jest dokumentacja, w tym w szczególności:

• Wszelkie umowy zawarte w ramach projektu, w tym dokumentacja podwykonawców w zakresie wynikającym z zapisów umowy o dofinansowanie projektu.
• Dokumentacja dotyczącą osób zaangażowanych w realizację projektu, w tym m.in.: zawarte umowy o pracę/umowy cywilnoprawne; dokumenty potwierdzające wykształcenie i doświadczenie zawodowe członków zespołu projektowego oraz pracowników merytorycznych; ich zakresy obowiązków oraz ewidencja czasu pracy.
• Dokumentacja potwierdzająca zgodność rzeczową realizacji projektu, w tym zgodność podejmowanych działań merytorycznych z celami projektu i prawidłowość realizacji zadań związanych z monitorowaniem projektu, w tym w szczególności dokumentacja dotycząca realizowanych wszystkich w ramach projektu form wsparcia.
• Mechanizmy racjonalnych usprawnień – instrumenty rynku pracy skierowane do osób niepełnosprawnych.
• Monitoringu i sprawozdawczości (m.in. procedury monitoringu oraz dokumentacja   potwierdzająca przeprowadzenie weryfikacji rzeczywistej realizacji form wsparcia (wskaźniki rezultatów oraz produktów projektu), w szczególności realizacji wskaźnika efektywności zatrudnieniowej).
• Dokumentacja potwierdzająca prawidłowość realizacji polityk horyzontalnych w tym równości szans i niedyskryminacji i równości szans płci (w tym weryfikacja czy pomieszczenia, w których realizowane są zadania merytoryczne oraz materiały udostępniane uczestnikom są dostosowane pod kątem potrzeb osób z niepełnosprawnościami zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami i zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020).
• Dokumentacja potwierdzająca kwalifikowalność uczestników projektu oraz prawidłowość przetwarzania danych osobowych:
  - dokumenty związane z rekrutacją uczestników projektu,
  - lista uczestników projektu
  - Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja Zarządzania Systemami Informatycznymi,
  - dokumentacja związana z przetwarzaniem danych osobowych.
• Dokumentacja potwierdzająca prawidłowość rozliczeń finansowych, w tym m.in.:
  - oryginały wszystkich dokumentów finansowych,
  - umowy otwarcia rachunku bankowego, wydruk z historii rachunku bankowego projektu od początku realizacji projektu,
  - pisemne procedury księgowo-finansowe, tj. polityka (zasady) rachunkowości, w tym zasady prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków związanych z projektem, pisemne procedury obiegu i ewidencjonowania dokumentów,
  - raport z wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu za okres realizacji projektu,
  - wnioski o płatność,
  - dokumenty finansowo-księgowe dotyczące wydatków poniesionych w okresie realizacji projektu wykazane we wnioskach o płatność,
  - rejestr VAT (zakupów) prowadzony przez Beneficjenta za okres realizacji projektu (jeżeli dotyczy).
• Dokumentacja dotycząca udzielania zamówień publicznych oraz stosowania zasady konkurencyjności, w tym m.in.:
  - procedury dotyczące wyboru dostawców i wykonawców usług w ramach projektu (zamówienia udzielane zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2015, poz. 2164) lub zasadą konkurencyjności),
  - dokumentacja związana z procedurą wyboru dostawców i wykonawców usług na potrzeby projektu,
  - umowy zawarte z dostawcami / wykonawcami usług.
• Dokumentacja dotycząca realizacji działań informacyjno-promocyjnych.
• Dokumentacja dotycząca archiwizacji dokumentacji oraz zapewnienia ścieżki audytu (m.in. dokumenty potwierdzające termin przechowywania oznaczonej i zabezpieczonej dokumentacji projektu, itp.).

Po kontroli

Po przeprowadzonej kontroli Instytucja Pośrednicząca sporządza Informację pokontrolną wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami, którą przekazuje beneficjentowi w celu zapoznania się z jej treścią. Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w Informacji pokontrolnej. W takim przypadku kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania Informacji przesyła do jednostki kontrolującej zastrzeżenia na piśmie. Powyższy termin może zostać przedłużony przez instytucję kontrolującą na czas oznaczony, na wniosek podmiotu kontrolowanego, złożony przed upływem terminu zgłoszenia zastrzeżeń. W przypadku przekroczenia przez jednostkę kontrolowaną terminu na zgłoszenie uwag do Informacji pokontrolnej, jednostka kontrolująca może odmówić rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń.

Po otrzymaniu uwag ze strony jednostki kontrolowanej, jednostka kontrolująca rozpatruje zastrzeżenia, dokonuje stosownych korekt oczywistych omyłek i sporządza ostateczną Informację pokontrolną, którą uzupełnia w razie potrzeby o zalecenia lub rekomendacje. Do ostatecznej Informacji pokontrolnej nie przysługuje możliwość złożenia zastrzeżeń.
Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem. W skrajnych przypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.

Nadużycia finansowe

Definicja nadużycia finansowego

Nadużycie finansowe w rozumieniu art.1 lit. a) Konwencji sporządzonej na mocy art. K.3 Traktatu  o Unii Europejskiej w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich jest to jakiekolwiek celowe działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków, polegające na:

• wykorzystaniu lub przedstawieniu nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu,
• nieujawnieniu informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu,
• niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane.

Podejście do zwalczania nadużyć finansowych

Na cykl zwalczania nadużyć finansowych składają się cztery podstawowe elementy:

• zapobieganie;
• wykrywanie;
• korygowanie;
• ściganie.

Dokładna ocena ryzyka nadużyć finansowych w połączeniu z odpowiednimi środkami służącymi zapobieganiu i wykrywaniu oraz skoordynowanymi dochodzeniami, przeprowadzonymi w porę przez właściwe organy, mogą znacznie ograniczyć ryzyko nadużyć finansowych i odpowiednio im przeciwdziałać.

Współpraca Instytucji Pośredniczącej z krajowymi organami śledczymi

Zgodnie z artykułem 304 §2 Kodeksu postępowania karnego, Instytucja Pośrednicząca, gdy w związku ze swą działalnością dowie się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, jest zobowiązana niezwłocznie zawiadomić o tym prokuratora lub Policję oraz przedsięwziąć niezbędne czynności do czasu przybycia organu powołanego do ścigania przestępstw lub do czasu wydania przez ten organ stosownego zarządzenia, aby nie dopuścić do zatarcia śladów i dowodów przestępstwa. Pod pojęciem przestępstwa ściganego z urzędu należy rozumieć przestępstwo wymienione w Kodeksie karnym.

Instytucja Pośrednicząca, w przypadku wystąpienia przestępstwa ściganego z urzędu, dokonuje stosownego zawiadomienia o tym fakcie przedstawicieli w/w organów prokuratury lub Policji.

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)

OLAF prowadzi dochodzenia w sprawie nadużyć na szkodę budżetu Unii Europejskiej, korupcji oraz poważnych uchybień wewnątrz instytucji europejskich i opracowuje politykę zwalczania nadużyć finansowych na potrzeby Komisji Europejskiej.

Każdy obywatel może bezpośrednio poinformować OLAF o podejrzeniu nadużycia finansowego lub korupcji, mającym wpływ finansowy na interesy Unii Europejskiej. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają oficerowie łącznikowi w krajowych służbach dochodzeniowych, z którymi OLAF współpracuje w państwach członkowskich.

Ze służbami OLAF można się kontaktować we wszystkich językach urzędowych UE:

• za pomocą elektronicznego Systemu Powiadamiania o Nadużyciach – FNS (Fraud Notification System) dostępnym na stronie internetowej: https://fns.olaf.europa.eu/
• pocztą na adres: OLAF – European Anti-Fraud Office, European Commission, Rue Joseph II, 30, 1000 Bruxelles/Brussel, Begigue/België.